Krajowy System e-Faktur (KSeF): wpływ na MŚP

Wkraczamy w nową erę cyfryzacji polskiego biznesu. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to zmiana, która dotknie praktycznie każdego przedsiębiorcę w Polsce, w tym w szczególności sektor małych i średnich przedsiębiorstw. Zrozumienie jego zasad działania i przygotowanie na nadchodzące zmiany jest kluczowe dla płynności funkcjonowania firmy w najbliższej przyszłości.

Zanim zagłębimy się w szczegóły, oto krótki przewodnik po tym, co znajdziesz w tym artykule:

• Czym właściwie jest KSeF? Poznasz podstawowe informacje o systemie, jego celach i sposobie działania.
• Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy? Dowiesz się o planowanych terminach wprowadzenia obowiązku wystawiania e-faktur za pośrednictwem systemu.
• Jakie korzyści KSeF może przynieść MŚP? Przyjrzymy się potencjalnym pozytywom, takim jak szybsze rozliczenia czy ułatwienia w archiwizacji dokumentów.
• Z jakimi wyzwaniami mogą mierzyć się MŚP? Omówimy potencjalne trudności związane z wdrożeniem, np. koszty dostosowania oprogramowania czy konieczność przeszkolenia pracowników.
• Jak przygotować swoją firmę na KSeF? Podpowiemy, jakie kroki warto podjąć już teraz, aby przejście na nowy system było jak najsprawniejsze.
• Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania? Doradzimy, co jest ważne przy selekcji narzędzi, które będą wspierać Twoją firmę w pracy z KSeF.

Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to scentralizowany system teleinformatyczny prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Jego głównym zadaniem jest przyjmowanie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur w formie elektronicznej wystawianych według określonego wzoru logicznego. W praktyce oznacza to, że zamiast tradycyjnych faktur papierowych lub tych wysyłanych w formie PDF, przedsiębiorcy będą musieli generować i wysyłać faktury bezpośrednio do systemu KSeF. Po pozytywnej weryfikacji, faktura otrzyma unikalny numer identyfikujący KSeF, który będzie stanowił potwierdzenie jej wystawienia i otrzymania. System ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, ale także uproszczenie i przyspieszenie wymiany dokumentów między przedsiębiorcami.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Pierwotnie planowano, że KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT czynnych od 1 lipca 2024 roku. Dla podatników VAT zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo obowiązek ten miał wejść w życie od 1 stycznia 2025 roku. Jednakże, z uwagi na wykryte błędy krytyczne w architekturze systemu i konieczność lepszego przygotowania przedsiębiorców, Ministerstwo Finansów ogłosiło opóźnienie w wejściu w życie obowiązkowego KSeF. Nowe terminy nie zostały jeszcze oficjalnie podane w formie ustawy, ale zapowiedziano, że obowiązek ten nie wejdzie w życie w 2024 roku. Niezależnie od ostatecznej daty, czas ten warto wykorzystać na odpowiednie przygotowania, testowanie i edukację, aby być gotowym, gdy system stanie się obligatoryjny.

Korzyści z KSeF dla małych i średnich przedsiębiorstw

Mimo początkowych wyzwań, KSeF może przynieść MŚP szereg korzyści. Jedną z kluczowych jest potencjalne przyspieszenie płatności. Gdy faktura trafia do KSeF, odbiorca ma do niej natychmiastowy dostęp, co eliminuje opóźnienia związane z wysyłką tradycyjnych dokumentów. Dodatkowo, ustandaryzowana forma faktury i automatyczna weryfikacja w systemie minimalizują ryzyko błędów w danych, co przekłada się na mniej korekt i prostsze rozliczenia. KSeF ułatwi również archiwizację dokumentów – wszystkie faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat, co zwalnia przedsiębiorców z konieczności gromadzenia papierowych kopii. Możliwe będzie także wcześniejsze otrzymanie zwrotu VAT w niektórych przypadkach (z 60 na 40 dni), co może pozytywnie wpłynąć na płynność finansową firmy.

• Szybszy dostęp do faktur przez kontrahentów, co może przyspieszyć płatności.
• Zmniejszenie liczby błędów dzięki weryfikacji danych w systemie.
• Uproszczenie procesu archiwizacji i łatwiejszy dostęp do starych dokumentów.
• Możliwość szybszego zwrotu VAT.
• Automatyzacja procesów fakturowania i księgowania.

Wyzwania związane z wdrożeniem KSeF w MŚP

Wdrożenie KSeF wiąże się również z wyzwaniami, zwłaszcza dla mniejszych firm. Największym z nich może być konieczność dostosowania lub zakupu nowego oprogramowania do fakturowania, które będzie zintegrowane z systemem KSeF. Choć na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań, ich koszt może stanowić barierę dla niektórych przedsiębiorców. Kolejnym wyzwaniem jest konieczność przeszkolenia pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i odbieranie faktur. Obsługa nowego systemu i zrozumienie jego specyfiki wymaga czasu i nauki. Problemem mogą być również kwestie techniczne, takie jak dostęp do internetu czy stabilność samego systemu KSeF, zwłaszcza w początkowej fazie działania pod pełnym obciążeniem.

Należy pamiętać, że zmiana procesu wystawiania i odbierania faktur wymaga reorganizacji pracy i komunikacji z kontrahentami, którzy również muszą być gotowi na przyjęcie faktur w nowej formie.

Jak MŚP mogą przygotować się na KSeF?

Okres przejściowy przed obowiązkowym wdrożeniem KSeF to idealny czas na przygotowania. Pierwszym krokiem powinno być dokładne zapoznanie się z zasadami działania systemu i analizą obecnych procesów fakturowania w firmie. Następnie należy rozważyć, jakie oprogramowanie będzie najlepiej odpowiadać potrzebom przedsiębiorstwa – czy obecny system księgowy zostanie zaktualizowany, czy potrzebne będzie nowe, dedykowane rozwiązanie. Kluczowe jest również przeszkolenie pracowników, którzy będą na co dzień pracować z KSeF. Warto korzystać z dostępnych materiałów edukacyjnych, webinarów i szkoleń organizowanych przez Ministerstwo Finansów czy dostawców oprogramowania. System KSeF oferuje również środowisko testowe, tzw. Demo lub Przedprodukcyjne, z którego warto skorzystać, aby sprawdzić działanie systemu w praktyce i przetestować integrację z wybranym oprogramowaniem.

Proces przygotowania powinien obejmować:

• Analizę obecnych procesów wystawiania i odbierania faktur.
• Weryfikację gotowości obecnego oprogramowania lub poszukiwanie nowego.
• Planowanie i realizację szkoleń dla pracowników.
• Przeprowadzenie testów w środowisku KSeF Demo/Przedprodukcyjnym.
• Komunikację z kontrahentami na temat zmian w sposobie fakturowania.

Wybór odpowiedniego oprogramowania dla KSeF

Wybór odpowiedniego oprogramowania jest jednym z najważniejszych elementów przygotowań do KSeF. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań – od prostych aplikacji do wystawiania faktur, przez rozbudowane systemy ERP, aż po moduły integrujące istniejące programy księgowe z KSeF. Przy wyborze należy wziąć pod uwagę specyfikę działalności firmy, liczbę wystawianych faktur, a także obecny system księgowy. Ważne, aby oprogramowanie było łatwe w obsłudze, zapewniało bezpieczną komunikację z KSeF i było regularnie aktualizowane zgodnie ze zmieniającymi się przepisami. Niektóre programy oferują dodatkowe funkcje, takie jak automatyzacja procesów księgowych czy zaawansowane raportowanie, które mogą być dodatkową wartością dla firmy.

Fot. Pexel.

🔶 Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

KSeF to scentralizowany system teleinformatyczny prowadzony przez Ministerstwo Finansów służący do przyjmowania, przechowywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej, zastępując faktury papierowe i PDF.

🔶 Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców?

Pierwotnie planowane terminy (lipiec 2024 i styczeń 2025) zostały opóźnione z powodu błędów w systemie. Nowa data wejścia w życie obowiązkowego KSeF nie została jeszcze oficjalnie ogłoszona, ale nastąpi to po 2024 roku.

🔶 Jakie są główne korzyści z wdrożenia KSeF dla MŚP?

KSeF może przynieść MŚP szybszy dostęp kontrahentów do faktur (co potencjalnie przyspiesza płatności), zmniejszenie błędów dzięki weryfikacji, ułatwioną archiwizację dokumentów (przechowywanych przez 10 lat w systemie) oraz możliwość uzyskania szybszego zwrotu VAT (z 60 do 40 dni).